La conservazione digitale a norma definisce il progressivo aumento della gestione documentale informatizzata nelle strutture amministrative pubbliche e private e la sostituzione dei tradizionali supporti cartacei della documentazione amministrativa in favore del documento informatico a cui la normativa statale fin dal 1997 (articolo 15 comma 2 legge 15 marzo 1997 n. 59) ha conferito pieno valore giuridico.

Il processo di conservazione digitale ha l’obiettivo di rendere un documento non deteriorabile e quindi disponibile nel tempo in tutta la sua integrità ed autenticità, nella “sua essenza digitale” .

Il “Codice dell’Amministrazione Digitale” D.Lgs. 235/2010 asserisce che il documento informatico e il relativo trattamento sono validi e rilevanti ai fini di legge e riconosce l’equivalenza tra documento informatico e cartaceo in conformità con il Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze emanato il 23 gennaio 2004 e la successiva deliberazione CNIPA del 19 febbraio 2004, n. 11.

L’iter che conduce alla conservazione digitale a norma si compone di diverse fasi, ciascuna delle quali è soggetta a specifiche norme e regole tecniche la cui inosservanza può compromettere il risultato finale e inficiare la validità fiscale del documento. È fondamentale perciò avere come punto di riferimento tutta la normativa in materia, ed essere sempre aggiornati.

La conservazione digitale di nuova generazione: Legal Archive®

Il quadro normativo in continua evoluzione prevede  l’attuazione di nuove regole tecniche (G.U. n. 59 del 12 Marzo 2014) emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale a dicembre 2013 e che introducono l’adeguamento agli standard internazionali (OAIS – Dublin Core – ISO/IEC 27001:2005) e nazionali (UNI SInCRO), volti a garantire l’intelligibilità dei documenti nel tempo e l’interoperabilità fra servizi di conservazione.
Ifin Sistemi da sempre impegnata nel proporre soluzioni compliant con il quadro normativo in vigore, ha intrapreso un’attività di allineamento agli standard per garantire l’accessibilità e intellegibilità dei dati digitali nel tempo con la nuova soluzione Legal Archive®. Entro i prossimi 3 anni tutte le soluzioni di conservazione digitale dovranno adeguarsi ai nuovi standard per essere a norma di legge.
Legal Archive® è la soluzione da subito compliant!.

Ifin Sistemi dal 13 Marzo 2015 è nell’elenco AgID come Conservatore Accreditato.